第一章 总则
第一条 为了加强成都市关心下一代基金会（以下简称基金会）行政后勤管理工作，协调和处理好基金会内外关系，使基金会行政后勤工作高效、有序运行，根据基金会章程，特制订本制度。
第二条 办公室是基金会行政、后勤管理部门，在秘书长领导下开展工作。
第二章 办公室职责
第三条 办公室主要工作职责：
1．负责基金会的各类文件、规章制度以及工作报告、工作总结和一般性文件的起草、印制、报送以及文书档案整理、归档、保管等；
2．负责基金会接收的捐赠资金、物资（品）和财务会计的管理工作；
3．负责基金会网站的对外信息发布及信息资料管理和保管；
4．承担基金会对外接待和内部工作的协调；
5．负责基金会内部工作人员及聘用人员的招聘、签订合同、工作考核和奖惩奖励等劳动人事管理工作；
6．负责基金会办公用品的购置、分配以及固定资产登记、维护和日常管理等；
7．负责基金会各种会议的会务组织、车辆管理及相关行政事务后勤管理；
8．完成理事长和秘书长交办的其他事项。
第三章 基金会文书、资料管理
第四条 基金会文书分为：基金会自制印发的各类文件、合同、协议等文书资料；上级下发文件、外部传真资料、政策指导类文件等外来文件和其他文字材料。
第五条 基金会设两类文号：第一类主要用以基金会名义印发的“成关金会【xxxx】xx号”文件；第二类主要用于基金会内部的“成关金办【xxxx】xx号”、“成关金业【xxxx】xx号”和“成关金监【xxxx】xx号”文件。
第六条 基金会印发的文件由办公室按规定的格式统一编号、印制、发送； 外来文件按照性质、内容、要求进行归类、编号和存档；其他文字类文件需存档的按其内容进行分类保留、存档。
第七条 文件签批程序
1．以基金会“成关金会”为文号编号印发的文件，由理事长签发；以基金会函件和以“成关金办”、“成关金业”文号印发的文书等由办公室报秘书长签发或授权办公室、业务部负责人签发。以“成关金监”文号印发的文书由监事长签发；
2．捐赠资金协议书、合同以及有关报表和财务审批事项均按《基金会财务收支审批暂行规定》办理。
第八条 凡涉及基金会工作的各类文件、报告、重要文字资料由办公室专人收集、整理、归档、保管。业务部门的合同、协议等文书由业务部门负责起草、编印、管理，年终统一交办公室登记归档。
第九条 因工作需要可借阅文件、档案，履行借阅手续，办公室档案管理人员做好登记，对有密级要求的文件，由秘书长审批，或理事长授权批准后方可借阅。
第十条 基金会文件的销毁参照国家机关对文件的有关管理规定，报秘书长签字批准由办公室办理。
第四章 办公用品管理
第十一条 办公室负责对办公用品的统一管理，按照权责一致严格要求，认真做好物品的采购、登记、发放、保管工作。
第十二条 基金会需要的物资、用品由办公室统一购置。有关部门需购物资时，提出需求计划送办公室，办公室根据实际情况进行核实后做出采购计划，经秘书长批准后组织采购。
第十三条 办公用品的采购应进行多方比较，择优选用，保证性价比和质量，节约开支；
第十四条 各部门申领的办公用品要做好登记，大宗物品和固定资产要登记归档，因特殊情况急需领用未登记造册，事后须及时补填。
第十五条 办公室对物品的管理实行“日清月结、出入库等量、年终查存统计”原则，按照物品类别，及时出入库登记，做到帐物相符。
第五章 捐赠物资的管理
第十六条 基金会接收的自然人、企业及社会组织向基金会捐赠其有权处理的合法物资由办公室入库统一保管。
第十七条 业务部门在接受捐赠物资时应当场验收，物资数量、品质须经捐赠者、业务部门及办公室人员现场清点核实无误后入库。捐赠者所捐实物不能马上兑现的，业务部门应与捐赠者另签订载明捐赠实物种类、质量、数量和兑现时间等内容的捐赠补充协议。
第十八条 捐赠物资入库管理：
1．捐赠物资入库时，需核实数量、检验质量、填制入库单，非捐赠物资不得私自入库；
2．入库物资要有专人保管，建立库存物资台帐，一律
凭入库单清点物资入库，凭出库单清点物资出库；
3．办公室负责定期对库存物资进行清查对帐，做到帐实相符。如发现问题要及时查明原因，上报领导，并作出相应处理。
第十九条 捐赠物资出库及分发管理：
1．严格履行捐赠协议，按规定执行捐赠物资的出库及分发；
2．捐赠物资出库时须办理出库单，物资出库及分发程序要严格依据捐赠协议，完全遵照捐赠者意愿向捐赠受益者提出物资使用要求，并将捐赠物资按出库单内容全部交付捐赠受益者。捐赠受益者清点物资无误后，开具物资接收凭据交办公室存档。
第二十条 基金会接受捐赠的物资和向受益者分发情况在网站和相关媒体进行公开，接受社会和捐赠方监督。公布的内容包括：接收捐赠物资的日期．捐赠者名称．物资品种．数量．价值和物资分发去向．用途等。
第二十一条 本制度经基金会第一届理事会第二次理事会议审议通过之日起施行。本制度解释权在基金会秘书处。
